Lösung für elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement
ELOoffice ist die ideale Produktlösung, um die tägliche Arbeit einfach und schnell zu erledigen. Die Papierflut wird reduziert und blitzschnell werden benötigte Informationen wiedergefunden. ELOoffice eignet sich aufgrund seines Funktionsumfangs und dem günstigen Einstiegspreis vor allem für kleine Unternehmen und den Einzelplatzanwender.
Einfach besser organisiert
Der Programmaufbau von ELOoffice basiert auf den bekannten Ordnungsprinzipien Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register. Dadurch ist das Arbeiten mit der Software ohne großen Lernaufwand sofort möglich. Per Mausklick navigiert der Anwender in der Aktenstruktur, öffnet Ordner und blättert in Dokumenten.
Zukunftssicherheit und Investitionsschutz
Durch die Import-/Export-Funktion besteht die Möglichkeit, Dokumente, aber auch ganze Ordner oder Aktenschränke mobil zwischen Laptops oder den größeren Versionen ELOprofessional und ELOenterprise auszutauschen. Die Kompatibilität der Produktfamilien untereinander gewährleistet bei großem Wachstum einen hohen Investitionsschutz. Darüberhinaus kann ELOoffice über Schnittstellen wie beispielsweise zur kaufmännischen Anwendung Sage in andere Geschäftsanwendungen integriert werden. Module wie der ELO Barcode erweitern ELOoffice funktional.
Einsatzbereiche:
Schnelle Informationserfassung (einblenden)
Befreien Sie Ihren Schreibtisch von lästigen Papierbergen und scannen Sie Ihre Dokumente digital in das ELO-Archiv. Sie erhalten dadurch eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Unterlagen.
Papier einfach scannen
Die ELO TWAIN-Schnittstelle (ein festegelegter Standard bei Scannern) ermöglicht es, Scannersysteme unterschiedlichster Leistungsstärken und unterschiedlicher Hersteller anzuschließen. Variable Scannprofile, Bildverbesserung und automatische Ablage sind nur einige Funktionen, die ELOoffice mit dem Dokumentenscanning bietet.
Nahtlose Einbindung in Ihre IT-Umgebung
ELOoffice unterstützt standardmäßig die Pakete Microsoft Office, Star Office und OpenOffice.org. Durch diese Anbindungen wird das reibungslose Verwalten und Archivieren von Dokumenten möglich. Per Mausklick können die Dokumente aus dem jeweiligen Programm archiviert, recherchiert und zur Wiederbearbeitung geöffnet werden.
Rechtskonforme Sicherheit
Durch das rasante Ansteigen elektronischer Informationen in der Geschäftswelt ist auch die rechtliche Anforderung an deren sichere Aufbewahrung gestiegen. Mit ELOoffice ehalten Sie ein intelligentes Software-Werkzeug, dass die rechtskonforme Archivierung erfüllt. Das Ablegen elektronischer Signaturen gehört ebenso dazu wie die Möglichkeit zur Langzeitarchivierung der Dokumente über den ELO-TIFF und ELO-PDF/A Printer.
Intelligent Ablegen & Wiederfinden (einblenden)
Mit ELOoffice stehen Ihnen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Kernstück bildet eine leistungsfähige Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht.
Schnell Wiederfinden
ELOoffice erlaubt es, eigene Ablage- und Suchmasken zu definieren. Der Nutzer kann in der Ablagemaske für z.B. eine Rechnung, die Rechnungsnummer oder Projektnummer vergeben und später exakt mit diesen Informationen die Rechnung wiederfinden.
Automatische Verschlagwortung
Der Anwender definiert Zonen, die z.B. die Rechnungsnummer enthalten. Die OCR liest dann automatisch die Zone auf der Rechnung aus, und übernimmt die Werte und die Zuordnung in die Verschlagwortungsmaske. Das Ablegen von Dokumenten wird durch diese Funktion erheblich beschleunigt.
Umfassende Volltextsuche
Neben der Suche in der Verschlagwortung umfasst ELOoffice auch eine volltextgestütze Suche nach Begriffen, die sich im Dokumenteninhalt befinden. Fundstellen werden auf Wunsch zur zeitnahen Orientierung farblich markiert.
E-Mails flexibel verwalten (einblenden)
Mit ELOoffice erhalten Sie bei der E-Mailarchivierung die nötige Flexibilität, die in einem modernen Büro gefordert ist. Über die spezielle Integration in Microsoft Outlook bietet ELO die komfortable Möglichkeit, E-Mails und andere Outlook-Objekte direkt und projektbezogen zu archivieren. Das System unterstützt sowohl die Synchronisierung einzelner Outlook Ordner, als auch die gezielte manuelle Ablage in die ELOoffice Archivstruktur
Einzelne Ordner zielgerichtet synchronisieren
Bei der Synchronisation kann der Anwender einen Ordner in Outlook definieren, in den er alle zu archivierenden E-Mails legt. Über den Synchronisationsbefehl archiviert ELO dann automatisch alle im Ordner befindlichen E-Mails.
Projektbezogene Archivierung
Bei der manuellen Ablage entscheidet der Anwender selbst, welche E-Mails er wann und wohin archivieren möchte. Einer der großen Vorteile dabei ist, dass E-Mails projektbezogen abgelegt werden können. Ein Mausklick auf das entsprechende ELOoffice Symbol in der Microsoft Outlook Toolbar und die E-Mail wird einschließlich Anhang ins ELOoffice Archiv übernommen. Vorhandene Suchbegriffe (z.B. Absender, Empfänger oder Betreff) übernimmt ELOoffice automatisch. Ist die E-Mail im Archiv abgelegt, kann sie wie jedes andere Dokument in ELOoffice verwaltet werden (Wiedervorlage, Versionsgeschichte, usw.).
Effizient im Team arbeiten (einblenden)
Teamarbeit lässt sich mit ELOoffice ganz einfach gestalten. Durch die Netzwerkfunktionalität können mehrere Benutzer gleichzeitig mit ein und demselben ELO Archiv arbeiten und dort ihre Dokumente verwalten.
Sicher mit CheckIn/CheckOut-Funktion
Hat ein Anwender ein bestimmtes Dokument aus ELOoffice ausgecheckt, so ist dies für die Kollegen ersichtlich. Sie können das Dokument zwar einsehen, das Dokument ist aber vor weiterer Bearbeitung geschützt - bis es wieder eingecheckt wird. Die CheckIN-/CheckOUT-Funktion stellt sicher, dass es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu keinen Änderungskonflikten kommt.
Fristgerecht arbeiten
Die zentrale ELO-Datenbank ermöglicht das Weiterleiten von Eingangsdokumenten an Teamkollegen im Bearbeitungsprozess. Damit wichtige Dokumente und Vorgänge nicht vergessen werden, können diese mit Hilfe der Wiedervorlage-Funktion termingesteuert werden. So besteht die Möglichkeit sich selbst, aber auch Arbeitskollegen Aufgaben zu übertragen. Übersichtliches und fristgerechtes Arbeiten ist dadurch gewährleistet.
Übersichtlichkeit und Aktualität
Die Versionsverwaltung in ELOoffice dokumentiert bei jedem Dokument, von wem es wann geändert wurde. Ist der Anwender mit einer Änderung nicht zufrieden, so kann er auch mit den entsprechenden Rechten, die vorherige Version ganz einfach wieder herstellen.
Bei weiteren Fragen steht Ihnen Herr Falk Pfitzer gerne persönlich zur Verfügung:
fpfitzer@sos-software.com oder
telefonisch unter
07031 / 7 02 01 - 72.
